大棚外遮阳:谈谈Excel输入的技巧1

来源:百度文库 编辑:我要文章网 时间:2019/10/18 16:36:21
在Excel工作表的单元格中,可以使用两种最基本的数据格式:常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据,还可以包括逻辑值和错误值,每种数据都有它特定的格式和输入方法,为了使用户对输入数据有一个明确的认识,有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合,每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别,但是还是有一些差异,比如我们在Word、PowerPoint的表格中,当在单元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束,光标会自动移到本单元格中下一段落的开头,在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,出现这种情况时,如果你是想在单元格中分行,则必须在单元格中输入硬回车,即按住Alt键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”,则在单元格中显示“8 1/2”,而在编辑栏中显示“8.5”。
三、输入负数
在单元格中输入负数时,可在负数前输入“-”作标识,也可将数字置在()括号内来标识,比如在单元格中输入“(88)”,按一下回车键,则会自动显示为“-88”。
四、输入小数
在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,可以采用下面的方法:选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零,变成“88 000”,就在“位数”微调框中输入“-3”,相反,如果要在输入“88”后自动添加3位小数,变成“0.088”,则要在“位数”微调框中输入“3”。另外,在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后,应清除对“自动设置小数点”符选框的选定,以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel几乎支持所有的货币值,如人民币(¥)、英镑(£)等。欧元出台以后,Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”,可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的Ctrl+;组合键。
七、输入时间
在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入,这两种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24小时制输入格式为:2:30:38,而用12小时制输入时间格式为:2:30:38 p,注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。
了解Excel公式的错误值
经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:# N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等,出现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,Excel将显示一个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。
1.#####!
原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产生了一个负值,就会产生#####!错误。
解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统,那么Excel中的日期和时间必须为正值,用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。如果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2.#VALUE!
当使用错误的参数或运算对象类型时,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产生错误值#VALUE!。
原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为正确的数据类型。
解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如:如果单元格A1包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍",则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略文本):=SUM(A1:A2)。
原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或列。
3.#DIV/O!
当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/O!。
原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在Excel中如果运算对象是空白单元格,Excel将此空值当作零值)。
解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二:输入的公式中包含明显的除数零,例如:=5/0。
解决方法:将零改为非零值。
4.#NAME?
在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。
原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。
解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令,如果所需名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。
原因二:名称的拼写错误。
解决方法:修改拼写错误的名称。
原因三:在公式中使用标志。
解决方法:选择菜单中"工具"|"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"标签,在"工作薄选项"下,选中"接受公式标志"复选框。
原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。
解决方法:Excel将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合并在一起:="总计:"&B50
原因五:在区域的引用中缺少冒号。
解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。
5.#N/A
原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。
解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。
6.#REF!
当单元格引用无效时将产生错误值#REF!。
原因:删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。
解决方法:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"撤消"按钮,以恢复工作表中的单元格。
7.#NUM!
当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。
原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。
解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。
原因二:使用了迭代计算的工作表函数,例如:IRR或RATE,并且函数不能产生有效的结果。
解决方法:为工作表函数使用不同的初始值。
原因三:由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。
解决方法:修改公式,使其结果在有效数字范围之间。
8.#NULL!
当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。
原因:使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。
解决方法:如果要引用两个不相交的区域,请使用联合运算符逗号(,)。公式要对两个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:A13和D12:D23并不相交,所以他们没有共同的单元格。
在Excel中快速查看所有工作表公式
只需一次简单的键盘点击,即可可以显示出工作表中的所有公式,包括Excel用来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换,只需按下CTRL+`(位于TAB键上方)。
EXCEL2000使用技巧十招
1、Excel文件的加密与隐藏
如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看,那么你可以给它设置密码保护,采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是,自己设定的密码一定要记住,否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为:
A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者(另存为)”命令后,在弹出的“保存或者(另存为)”的对话框中输入文件名;
B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮,在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码;
这里要注意,它提供了两层保护,如果你也设置了修改权限密码的话,那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。
C、单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再点击“确认”,最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码,如果密码不正确,文件将不能打开。
2、对单元格进行读写保护
单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素,对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类,所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制,读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。
对单元格的写保护有两种方法:
A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合,然后从数据菜单中选择“有效数据”选项,通过设定有效条件、显示信息和错误警告,控制输入单元格的信息要符合给定的条件。
B、设定单元格的锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤:
(1)选定需要锁定的单元格或单元格集合;
(2)从格式菜单中选择“单元格”选项;
(3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签,在弹出的窗口中,选中“锁定”;
(4)从工具菜单中选择“保护”选项,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设置。
对单元格的读保护有三种方法:
A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色,这样,从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容,用户无法直接读出单元格中所存储的信息。
B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上,遮住单元格的本来面目,以达到读保护目的。例如:使用绘图工具,画一不透明矩形覆盖在单元格之上,从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项,然后保护工作表,以保证矩形不能被随意移动。这样,用户所看到的只是矩形,而看不到单元格中所存储的内容。
C、通过设置单元格的行高和列宽,隐藏选定的单元格,然后保护工作表,使用户不能直接访问被隐藏的单元格,从而起到读保护的作用。
3、快速填充相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:
A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同时,点击鼠标左键,逐个选中;
B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4、使用Excel中的“宏”功能
宏的概念,相信使用过WORD的人都会知道,她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中,它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据,具体宏的定义方法如下::
A、打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;
B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项,并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;
C、设定好宏后,我们就可以对指定的单元格,进行各种操作,程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
5、连续两次选定单元格
我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”,取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值,但以后你还得将此选项选定,显得比较麻烦。其实,采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便:
单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时,单元格周围将出现实线框。
6、在工作表之间使用超级连接
首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插入超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处,这一点与WORD的使用很相似。
7、快速清除单元格的内容
首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键,此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤:
A、选定想要清除的单元格或单元格范围;
B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单;
C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。
8、快速修改单元格次序
在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下:
A、首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键;
B、接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
、在Excel中利用公式来设置加权平均
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
10、用Excel绘制函数图像
函数图像能直观地反映函数的性质,用手工方法来绘制函数图像效果不太好,而用Excel绘制函数图像非常简便,所作图像非常标准、漂亮,具体方法如下:
A、首先打开电子表格的操作窗口,然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令,这时屏幕上会出现一个空白的电子表格;
B、然后在A列的A1格输入“X=”,表明这是自变量,再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候,通常应用等差数列输入法,先输入前三个值,定出自变量中数与数的距离,然后点击A2格,按住鼠标拖到A4格选中这三项,使这三项变成一个黑色矩形,再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块,当光标变成“+”后,按住鼠标拖动光标到适当的位置,就完成自变量的输入;
C、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式,如y=1/x;也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后,在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种;输入结束后,点击函数输入对话框旁的勾号,B2格内马上得出了计算的结果。这时,再选中B2格,让光标指向B2矩形右下角的方框,当光标变成“+”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格,这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算;
D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标,在出现的各种图表格式图标中选择“X,Y散点图”,然后在出现的“X,Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;这时,可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外,对于自变量仅为正值的函数,也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。
在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧
大家都知道,身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息(对于老式的15位身份证而言,7-12位即个人的出生年月日,而最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001,它的7-12位为700101,这就表示该人是1970年元月1日出生的,身份证的最后一位为奇数1,这就表示该人为男性;对于新式的18位身份证而言,7-14位代表个人的出身年月日,而倒数第二位的奇数或偶数则分别表示男性或女性)。根据身份证号码的这些排列规律,结合Excel的有关函数,我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的,减轻日常输入的工作量。
Excel中提供了一个名为MID的函数,其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符,该数目由用户指定(另有一个名为MIDB的函数,其作用与MID完全一样,不过MID仅适用于单字节文字,而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符),利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期,然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。
提示:MID函数的格式为MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes),其中Text是包含要提取字符的文本串;Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置(文本中第一个字符的start_num为1,第二个为2……以此类推);至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。
假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别,现以此为例,将有关步骤向广大用户作一简要介绍:
1. 选中整个B列,然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”窗口。
2. 选择“数字”选项卡。
3. 在“分类”栏中选择“文本”选项,然后单击“确定”按钮,关闭“单元格格式”窗口,将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。
4.将光标移至C3单元格中,然后输入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”内容。其中MID(B3,7,2)就是从身份证号码的第7位开始取2位数,得出该员工的出生年份,MID(B3,9,2)就是得出该员工的出生月份,而MID(B3,11,2)则是该员工的出生日期,这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员工的准确出生年月日“1970年1月1日”。
5. 接下来我们应将光标移至D3单元格中,然后输入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。这就表示取身份证号码的第15位数,若能被2整除,这表明该员工为女性,否则为男性。
6. 最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。
上面都是以15位身份证为例进行介绍的,18位身份证的操作方法与此类似,广大用户若使用的是18位身份证,只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可(如将“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”修改为“=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"”)。
这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能,从而极大地减轻了用户录入数据时的工作量,有兴趣的读者不妨一试。
在EXCEL中增加自动填充序列
中文EXCEL97作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件,给我们的办公带来了极大方便。
在EXCEL中提供了自动填充功能,我们在使用时,可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……,可以先在指定单元格输入甲,然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处,直至出现“+”字,按住鼠标左键,向下(右)拖动至目的单元格,然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充,例如车间一、车间二、车间三等,填充方法有两种:
第一种:单击“菜单”栏上的“工具”,选“选项”→“自定义序列”,这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次,表示一项已经输入完毕,全部输入完成以后单击“添加”→“确定”,这样我们自定义的序列就可以使用了。
第二种:首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内,例如要定义一个序列:车间一、车间二、车间三,把这三项分别输入到单元H1:H3,单击“工具”→“选项”→“自定义序列”→“导入”,在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中输入H1:H3,单击“导入”→“添加”→“确定”,这样新序列就产生了。
定义的序列如果不再使用,还可删除,方法是:单击“工具”→“选项”→“自定义序列”,在“自定义序列”框中,单击要删除的序列,再单击“删除”→“确定”。
发掘Execl XP合并拆分技巧
本人在用Excel XP管理教职工档案时,经常遇到合并或拆分单元格数据的情况,经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论,供同行们参考。
所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中,拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中,图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。
合并数据
要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”,有“真”、“假”两种合并方法,所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中,而假合并表面上看是合并为一列了,实际数据还是存在于两列中,具体操作跟我一起来看看吧。
1、真合并
如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中,那不是我们希望看到的解决办法,快捷而准确的操作方法是:
(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中,如命名为“合并”工作表。
(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件,单击“文件→另存为”,保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”,单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可。
(3)在Execl中单击[打开]按钮,重新打开TXT文件,在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置,单击[下一步]按钮,在“步骤之2”分隔符号中,去掉“Tab键”前复选框的选择,单击[完成]按钮,这时两列中数据合并到一列中。
(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处,合并操作完成。
提示:合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格,而有时根据实际需要去掉或加宽空格,可采取如下措施:
方法一:对TXT文件进行编辑
XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的,此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格,改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小),对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变,若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零,则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并,建议应用下面两种方法。
方法二:利用函数ConcateName
ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串,语法为:ConcateName (text1,text2, ……),text1, text2, ……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项,这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用,如图2所示。
图2
方法三:利用“&”运算符
利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串,“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样,如图2所示。
2、假合并
我们也来一个“瞒天过海”吧,呵呵,在对单元格设置边框时,利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起,这样两个单元格中数据就在一个表格中了,打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错,要应付大量的单元格,奉劝你还是来点“真”的吧!否则够你忙的了。
拆分数据
合并方法掌握了,拆分也不难,拆分的方法与前面介绍的合并方法相似,先将XLS文件另存为TXT文件,再对TXT文件进行编辑,将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开,然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件,这样原来在一起的数据就被拆分开了。
处理含有大量信息的表格时,以上合并与拆分的方法很有效,有兴趣的朋友可以试一试。